La gestion des salariés d’une entreprise n’est pas toujours une tâche aisée. Entre les retards, les absences et le manque de productivité, les employeurs, notamment les responsables des ressources humaines ont souvent fort à faire. Leur principale préoccupation est le contrôle du temps de travail qui est par ailleurs une obligation légale. Pour ce faire, il existe diverses méthodes traditionnelles et modernes. Parmi elles, les solutions digitales ou numériques sont les plus privilégiées pour un décompte efficace et précis du temps de travail.
Du registre manuel aux solutions numériques pour le contrôle de la durée de travail
Il existe plusieurs méthodes pour contrôler efficacement les heures de travail de vos employés. De l’entrée à la sortie en passant par la pause, les congés ou les rotations, vous devez disposer de toutes les informations sur le temps passé par l’employé dans votre entreprise. On distingue généralement le registre manuel et les solutions numériques. Le registre manuel est la méthode la plus traditionnelle ou classique de contrôle du temps de travail des salariés.
Le registre manuel
Le registre manuel est l’outil de suivi du temps de travail le plus ancien qui existe. C’est un document dans lequel sont mentionnées au quotidien les informations sur l’heure d’arrivée et de sortie des salariés. Chaque employé renseigne impérativement le registre après un mouvement. Le registre manuel est souvent placé à l’entrée de l’entreprise sous la supervision ou non d’un vigile. Ce dernier veille à la conformité des informations inscrites par l’employé. Il s’agit du nom, des prénoms, de l’heure exacte d’arrivée et de sortie ainsi que les heures de pause et heures supplémentaires effectuées.
Cependant, c’est une méthode archaïque qui manque de fiabilité. Il faut compter sur la bonne foi des employés pour avoir les véritables horaires, sans compter les éventuelles erreurs lors du remplissage du registre. Le registre manuel ne permet donc pas de contrôler convenablement le temps de travail. De plus, il est assez contraignant de regrouper et de répertorier à l’issue d’une semaine la durée de travail exacte d’un salarié. Plus il y a d’employés, plus la tâche devient difficile. Dans un contexte marqué par l’essor du télétravail, c’est une méthode qui se révèle inadaptée.
Pour pallier ces insuffisances du registre manuel, il existe aujourd’hui des méthodes beaucoup plus modernes et efficaces en matière de gestion et de contrôle du temps de travail. Ce sont des solutions numériques comme les systèmes de pointage et les logiciels de contrôle. Elles sont développées par des fabricants qui proposent une multitude d’équipements fiables et en conformité avec la loi.
Les solutions numériques pour le contrôle du temps de travail
Parmi les solutions modernes proposées, pour gérer le temps de travail des salariés, vous avez les pointeuses et badgeuses ainsi que des logiciels performants à la pointe de la technologie. Ce sont des outils très simples à utiliser pour l’enregistrement du temps de travail des employés. Ils sont très pratiques pour la gestion en général du personnel et du temps de travail en particulier. Il existe plusieurs types de pointeuses et de logiciels de gestion de la durée de travail du salarié.
Les différentes sortes de pointeuses
En matière de système de pointage, vous avez l’embarras du choix. Chaque entreprise est libre d’opter pour la pointeuse la plus adaptée à ses activités tant qu’elle répond aux exigences légales. D’ailleurs, selon le fabricant TimeCard Europe, la plupart des pointeuses sont conçues en fonction des entreprises et de leurs caractéristiques spécifiques. Les PME et PMI ne vont certainement pas exploiter les mêmes pointeuses que les grosses firmes avec les tranches horaires variées et très complexes des salariés.
Cependant, l’inspection du travail a un droit de regard sur le traitement réservé aux employés dans votre entreprise. Le respect scrupuleux du temps de travail afin que le salarié ne soit pas brimé dans ses droits en fait partie. Pour une gestion optimale de la durée de travail, vous avez plusieurs types de pointeuses à votre disposition. On peut citer entre autres :
- les pointeuses électriques,
- les pointeuses biométriques,
- les pointeuses digitales,
- les pointeuses mobiles.
Il faut noter que l’utilisation des pointeuses biométriques est proscrite en France à moins d’avoir une autorisation spéciale décernée par la CNIL. En effet, les données biométriques de l’employé sont individuelles, sensibles et secrètes. Un mauvais usage des informations relatives à ces données est préjudiciable. Pour pallier les potentiels problèmes qui pourraient en découler, l’installation des pointeuses biométriques est très réglementée.
Les logiciels de contrôle de la durée de travail
Hormis les pointeuses, vous avez la possibilité de vous doter de logiciels performants afin d’optimiser le temps de travail du personnel salarié. Ce sont des logiciels conçus pour enregistrer le temps de travail aussi bien des employés en présentiel que ceux en télétravail. Ils peuvent être utilisés sur un ordinateur ou un téléphone mobile. Dans le cas des prestations de services d’un freelance par exemple, ces logiciels permettent de fixer un tarif précis et de s’y tenir.
Pourquoi contrôler la durée de travail ?
Pour des raisons légales, le contrôle de l’horaire de travail s’impose conformément aux dispositions du Code du travail. En effet, l’employeur a l’obligation d’avoir un regard sur la durée de travail que chaque membre de son équipe effectue. C’est une disposition qui protège les deux parties et qui permet de régler les litiges. Les documents ou outils de contrôle sont des preuves qui permettent de départager l’employeur et un salarié en cas de rupture de contrat par exemple ou en matière de contentieux sur la rémunération.
Le contrôle de la durée du travail incombe à toutes les entreprises, peu importe la taille. Vous êtes tenus de justifier le temps de présence de l’employé. Il permet également de noter les heures supplémentaires et d’organiser les programmes de congés des employés. Ce sont autant de raisons valables pour avoir des méthodes efficaces de gestion du temps de travail.
Les pointeuses et logiciels pour un contrôle efficace de la durée de travail
Selon le Code du travail, vous devez disposer au sein de votre entreprise, d’un outil performant qui renseigne sur la durée de travail du salarié. Cette durée selon la législation est de 35 h. Il arrive que certains employés fassent des heures supplémentaires. Le contrôle de la durée de travail vous permet non seulement de suivre la ponctualité de vos employés, mais aussi de gérer leur rémunération.
Les pointeuses ou badgeuses et les logiciels sont des supports numériques qui répondent aux réalités actuelles. Ils contribuent au gain de temps et participent à la réduction des dépenses de l’entreprise. En effet, les documents comme les fiches de présence disparaissent au profit du support numérique. Les badgeuses sont pour la plupart ergonomiques et très faciles d’utilisation. Avec un personnel suivant le même horaire, la tâche est très simple. Cependant, l’utilisation est un peu plus complexe avec des employés qui ont des horaires de travail différents.
Le manque de productivité dans une entreprise peut l’entraîner à la faillite. Vous devez veiller constamment à avoir un personnel dévoué et cela passe par une bonne gestion de l’horaire de travail.
Les pointeuses et les logiciels de contrôle du temps de travail sont les solutions à adopter pour éviter un éventuel conflit avec le personnel. Ce sont des méthodes de contrôle impartiales qui vous offrent la garantie de la présence effective du salarié. Qu’il soit présent sur le lieu de travail ou à distance, contrôler la durée du travail d’un salarié devient très facile.
