Des études montrent qu’une nouvelle recrue qui suit un processus d’intégration complet, a 58 % de chance en plus de rester à son poste, qu’une personne nouvellement arrivée qui n’aura pas suivi ce programme d’intégration. Réussir l’onboarding est donc un enjeu capital pour les sociétés. Comment faciliter l’onboarding en entreprise ?
Utilisez des outils de formation digitale pour l’onboarding
Il est nécessaire de former un employé en cours d’intégration pour qu’il soit performant. En effet, les fonctions d’un nouveau poste demandent l’assimilation de nouvelles données, et l’apprentissage de nouveaux process. C’est ce que permet l’onboarding si des outils spécialisés sont utilisés pour concevoir et dérouler un plan de formation précis sur une durée bien déterminée.
Avantages d’une plateforme de social learning pour l’onboarding
Pour raccourcir le temps d’apprentissage de votre nouveau collaborateur et améliorer son expérience, les outils d’e-learning sont très pratiques. Ils sont utiles pour centraliser avec logique, et de manière ordonnée, les informations. Les recrues peuvent donc retrouver sur une seule plateforme tous les contenus utiles à la formation.
Avec un LMS (Learning Management System) avancé, une grande partie de la formation de la nouvelle recrue peut même être faite bien avant son arrivée, en présentiel dans vos locaux. Certains LMS destinés aux entreprises proposent également des espaces collaboratifs qui peuvent être utilisés pour l’onboarding. Ils deviennent ainsi des plateformes de social learning qui favorisent l’immersion rapide d’un travailleur dans son environnement professionnel.
Ils possèdent des fonctionnalités comme les forums et les commentaires pour améliorer les interactions entre les nouveaux et les anciens employés. Ces plateformes peuvent être utilisées, que le nouveau collaborateur ait été recruté pour le télétravail ou pour travailler en présentiel.
Comment choisir une plateforme de social learning ?
Pour sélectionner un système de gestion de contenus qui facilite réellement l’apprentissage et l’onboarding, préférez ceux qui sont accessibles sur ordinateur, mais également sur mobile. Une plateforme personnalisée qui se sert de la gamification pour retenir l’attention et récompenser les progrès des apprenants est également un bon choix. Elle intègre des mécanismes propres aux jeux vidéo qui rendent l’expérience d’apprentissage plus plaisante.
Pour suivre également l’évolution de la recrue dans les différents chapitres ou sections de la formation d’intégration, choisissez une plateforme qui offre des fonctionnalités de tracking avancé. Vous pourrez ainsi avoir des statistiques précises sur l’évolution du processus.
Préparez l’arrivée et le poste du nouvel arrivant
Il est important de bien préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans votre personnel, et de ne pas laisser de place au hasard.
Présentez la recrue et communiquez-lui les informations nécessaires
Présentez donc à l’avance la recrue à l’équipe déjà en poste, et expliquez ses fonctions et les avantages pour l’entreprise. Expliquez à chaque personne directement concernée ce qu’elle peut faire pour contribuer à la réussite de l’intégration du nouvel arrivant.
Il est également possible de faire une réunion à l’avance avec le nouveau salarié pour répondre à toutes ses questions. Assurez-vous aussi que le poste de travail qui lui est dédié est bien aménagé avec tout le mobilier professionnel nécessaire. Il est conseillé d’envoyer un mail de bienvenue à l’employé avant son premier jour de travail. En plus de vos salutations chaleureuses, il est possible d’inclure dans ce mail en fonction des situations :
- les indications claires sur le code vestimentaire,
- le planning de la première journée de travail,
- les coordonnées des interlocuteurs directs de la nouvelle recrue.
Préparez l’email professionnel, les identifiants pour accéder au réseau intranet, et les accès aux logiciels internes pour le nouvel arrivant.
Présentez l’environnement de travail à la recrue
Avant le premier jour de travail de votre nouveau collaborateur, il est possible d’organiser une visite virtuelle des locaux de l’entreprise, et la présentation à distance d’une partie du personnel. Le but est d’éviter à votre nouvelle recrue un dépaysement complet au premier jour de travail dans votre société.
Pour la présentation physique de l’environnement de travail, elle doit idéalement être faite dès le premier jour de l’intégration. Profitez de l’occasion pour fournir un petit guide physique ou numérique. Vous pouvez intégrer dans ce guide les informations sur la culture, les process, et l’ensemble des principales règles de vie sociale de la société. Indiquez aussi les moyens de transport, et les lieux de détente ou de restauration à proximité de vos locaux.
Organisez des réunions de suivi
Suivre l’évolution de votre recrue vous permet de faire les ajustements nécessaires rapidement. Après la première semaine de son arrivée, invitez votre collaborateur à faire un bilan de son parcours. Ensuite, d’autres réunions de suivi doivent être organisées pendant toute la période d’essai.
Durant ces réunions de courte durée, soyez attentif à l’appréciation de la recrue sur son poste et ses missions. Orientez-le pour résoudre efficacement les problèmes auxquels il est confronté. Guider votre employé durant son intégration renforce sa confiance et réduit les risques d’accumulation, sur une trop longue période, d’erreurs qui peuvent être fatales au processus d’intégration.
