Dans un contexte compétitif et économique, les entreprises ont de plus en plus besoin de recourir à des solutions efficaces, à tous les niveaux de leur fonctionnement, afin d’optimiser leur productivité. Une bonne gestion des achats étant devenue aujourd’hui pour ces dernières un élément clé pour l’atteinte des objectifs la plupart d’entre elles penchent pour la dématérialisation de la gestion des achats afin d’améliorer leur efficacité. Cette solution qui implique l’utilisation d’un outil digital, en l’occurrence le logiciel de gestion d’achat, offre en effet de nombreux avantages aux entreprises qui voient ainsi leur productivité nettement améliorée. Voici les avantages d’opter pour une dématérialisation de la gestion des commandes en entreprise.

Dématérialisation de la gestion des achats : qu’est-ce que cela implique ?

La dématérialisation de la gestion des achats d’une entreprise consiste tout bonnement à recourir à l’utilisation d’un programme de gestion des achats. Très pratique, ce logiciel représente un outil facilitant la création, mais également la mise à jour d’une base de données accessible au personnel de l’entreprise. Sur ce programme est consigné l’ensemble des données en rapport avec le service d’achat de la structure. Utilisé à bon escient, le logiciel vous offre un suivi efficace des processus d’achat tout en facilitant l’amélioration de votre productivité.

En d’autres termes, le programme de gestion des achats permet une bonne gestion de votre budget, de vos commandes, livraisons, demandes ainsi qu’une bonne gestion des fournisseurs. Simple à adopter, un logiciel procure to pay s’adresse à toutes les entreprises, des plus petites aux plus grandes sociétés. Il offre de nombreuses fonctionnalités et vous permet, selon vos besoins, d’automatiser certaines tâches de la comptabilité.

L’intérêt d’utiliser un logiciel de gestion des achats

L’utilisation d’un logiciel de gestion des achats est avantageuse aussi bien pour les employés que pour le chef d’équipe (ou le manager) et le service de la comptabilité. Dans un premier temps, l’outil permet aux travailleurs de saisir rapidement les bons de commande. Cela est possible en raison du fait que la plupart des données devant figurer sur le document sont pré remplies. On note donc à ce niveau un gain de temps pour les employés. Une fois le bon de commande émis, ces derniers ont la possibilité de suivre son évolution (l’état de validation, le statut de la livraison, le règlement du fournisseur…).

Du côté du manager, les avantages du programme sont également indéniables. À ce niveau également, il ne fait en effet aucun doute que le programme offre un gain de temps aux chefs d’équipe qui peuvent facilement vérifier les commandes passées par les travailleurs. À chaque fois qu’un bon de commande est lancé par un employé, le manager est alerté par une notification. Après vérification, le bon peut être validé ou refusé en un clic. De plus, depuis une interface, le chef d’équipe peut visionner toutes les demandes d’achat émises par son équipe.

Enfin, le processus d’approvisionnement étant entièrement dématérialisé, le service comptable bénéficie également d’un certain nombre d’avantages. Le règlement des fournisseurs se fait plus facilement, ce qui leur permet également de gagner un temps précieux. Vous l’aurez compris, le logiciel vous permet de gérer l’ensemble de votre chaîne d’approvisionnement en toute simplicité. Le suivi des livraisons se fait en temps réel, ce qui vous offre la possibilité de relancer les fournisseurs en cas de besoin. Ce mode de fonctionnement évite les retards de livraison et en conséquence, permet de satisfaire les clients dans les délais impartis. De même, c’est un moyen efficace de contrôler les stocks disponibles et d’éviter les situations de pénurie.

De plus, l’usage d’un programme de gestion vous aide à régler les versements à temps. De son côté, le service comptable peut récupérer directement des données indispensables à la comptabilité depuis le programme.

Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des achats

Un outil procure to pay se caractérise par beaucoup de fonctionnalités visant à faciliter certaines tâches en entreprise. Généralement, le programme offre un espace dédié aux employés. C’est sur cette page que ces derniers peuvent soumettre leur bon de commande et suivre son évolution. Le produit, la quantité et le fournisseur sont autant d’informations que doit comporter le bon de commande passé à travers le logiciel.

Une autre page destinée aux responsables offre la possibilité à ceux-ci de voir les commandes et donc d’y apporter un élément de réponse (une validation ou un refus). C’est également sur cette page que se fait la validation des payements par les responsables. La gestion des fournisseurs étant l’une des fonctionnalités de ce type de programme, la plupart des logiciels de gestion des achats embarquent une page réservée à cet effet. Dans cette rubrique est listé l’ensemble des fournisseurs, leur spécialité, leurs coordonnées ainsi que les prix pratiqués.

Les critères de choix d’un logiciel de gestion

Beaucoup d’entreprises spécialisées proposent ce type de solution, mais les offres ne se valent pas. Les programmes se distinguent en effet par leurs fonctionnalités, facilité d’utilisation et performance. De fait, il est crucial de s’appesantir sur un certain nombre de critères de choix pour trouver le programme approprié. Avant tout, nous vous recommandons d’opter pour un programme compatible avec vos outils de gestion et de comptabilité. L’objectif étant de simplifier la méthode de travail.

Avant de vous décider sur le logiciel à adopter, prenez le soin d’évaluer la clarté des données qui sont transmises. Quel que soit votre secteur d’activité, il est indispensable que les informations qui transitent entre vos différents services soient fiables. Il en va de la crédibilité de votre entreprise, mais également de son efficacité.

Contrôlez les différentes fonctionnalités du programme. Celles-ci doivent permettre une bonne gestion de votre chaîne d’approvisionnement et faciliter le passage ainsi que la validation de chaque commande. La plateforme doit être ergonomique et facile à prendre en main par les employés, même ceux qui s’y connaissent le moins en informatique.